なぜメールアーカイブが重要なのか?Zenlok Archiveのご紹介

企業の対策としてメールの管理は重要ですが、どうしても個人管理になってしまいがちです。一般的なメールサービスの場合、面倒な設定などが必要な事もありますが、Office 365とZenlok Archiveを一緒に利用すれば、簡単な設定だけで全従業員のメールアーカイブが実現できます。

こんな事はありませんか?

・大事な取引先からのメールや、受注、発注のエビデンスメールなどの管理が個人管理になってしまっている。
・誤って重要なメールを削除してしまった。
・企業にとっては重要なのに社員個人にとって都合が悪い内容が書かれていたので意図的にメールを削除していた。
・退職者など過去に在籍していた社員が客先とどのようなやり取りをしていたかが分からない。
・企業にとって重要なデータを、社員個人がメールを利用して外部に持ち出していないか把握しておきたい。

    

上記の対策として、メールの管理を個人だけに任せずに管理者が従業員のメールを保管し有事の際に検索や閲覧、データダウンロードができるメールアーカイブサービスが求められます。

こんな場面でもメールアーカイブが必要です

法律でメールデータの保存が定められている場合

関税法(貿易取引)ではメールデータの保管が義務付けられています。ISMSやプライバシーマーク取得企業でも、最近では情報保管の一環としてメールアーカイブサービスをご利用になることが増えております。

商取引での証拠として保管している場合

発注や見積などもメールでやり取りすることが一般的になっています。そのため、エビデンスとしてメールを保管することも重要性が増しています。

内部監査としてメールの情報監査を行う場合

会計監査、情報監査や、パワハラやセクハラなどの内部調査のためにメールアーカイブを利用するケースも増えています。

情報漏えい防止の一環として

顧客情報などをメールで外部に送信したりしていないだろうか。退職者などが退職前にどのようなメールのやり取りをしていたのか。
こういった事を確認するためにアーカイブサービスを利用するケースが増えています。
また、アーカイブサービスを利用していることで社員の方が情報漏えいをしないように抑止する役割も果たします。

Zenlok Archiveでメールアーカイブに関する課題を解決

Zenlok Archiveは初期費用もなく運用コストの負担が少ないのに加え、初期設定も簡単なので迅速にサービスの立ち上げが可能です。また、国内開発、国内データセンターを複数ヵ所で運用しているため、安心・安全です。

Zenlok Archiveの特徴

  • 初期費用が不要
  • 1ID年額2,400円(税抜)【月額換算200円】
  • クラウドサービスの為インストール作業などは不要

  • 送受信メールアーカイブ
  • 国内開発、国内データセンター運用
  • アーカイブは容量・期間ともに無制限

  • 完全日本語対応
  • 期間、アドレス、件名、本文、添付ファイル内のアーカイブ検索が可能
  • eml、msg形式で検索データのダウンロードが可能

Office 365との連携の初期設定もとても簡単です!

Zenlok Archiveは、Office 365と組み合わせて利用する設定もとても簡単。Office 365の管理パネル内にあるジャーナル設定にZenlokへの転送アドレスを入れるだけで、メールアーカイブサービスの利用を開始させる事ができます。
詳しい設定方法はOffice 365+Zenlok Archiveのメールアーカイブ設定方法でご紹介しています。

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